품의서 작성 방법 5가지 핵심 원칙을 알면 한 번에 결재받는다!

"품의서 작성 가이드!! 5가지 핵심 원칙을 알면 한 번에 결재받는다!"

 

 

회사 생활을 시작하면 가장 먼저 마주하는 업무 중 하나가 바로 문서 작성입니다. 보고서, 기획안, 시장조사 등 다양한 문서가 있지만, 신입사원들에게 특히 중요한 것이 바로 품의서 작성이에요. 품의서는 단순한 결재 요청 문서가 아니라, 내가 원하는 바를 설득력 있게 전달하는 비즈니스 문서입니다.

 

하지만 많은 신입사원들이 품의서 작성에서 어려움을 겪죠. ‘어떤 형식으로 써야 하지?’, ‘내용이 부족한 건 아닐까?’, ‘상사가 이해하기 쉬울까?’ 같은 고민이 생기기 마련입니다. 한 번에 결재받는 품의서를 만들기 위해 꼭 알아야 할 5가지 핵심 원칙을 소개합니다.

 

 

1. 스토리텔링을 고려하자

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품의서를 작성할 때 가장 흔한 실수가 단순히 정보를 나열하는 것이에요. 하지만 회사에서 결재를 받으려면 단순히 정보만 던져주는 게 아니라, 왜 이 품의가 필요한지 설득하는 과정이 필요합니다. 그렇다면 어떻게 설득할까요? 스토리텔링 방식으로 논리를 세워보세요.

예를 들어, 새로운 프로젝트를 위한 예산을 요청하는 품의서를 작성한다고 가정해봅시다.

◐ 나쁜 예시

“마케팅팀에서 SNS 광고를 진행하려고 합니다. 광고 예산은 1,000만 원이며, 예상 효과는 약 20%의 매출 증가입니다.”

◐ 좋은 예시

“최근 소비자들의 구매 패턴이 오프라인에서 온라인으로 급격하게 이동하고 있습니다. 하지만 우리 브랜드의 온라인 인지도는 경쟁사에 비해 낮은 편입니다. 이에 따라, SNS 광고를 적극적으로 활용하여 브랜드 인지도를 높이고, 이를 통해 매출을 증가시키고자 합니다. 이를 위해 1,000만 원의 광고 예산을 요청드립니다.”

 

위와 같이 문제 제기 → 해결 방안 → 기대 효과 → 요청 사항의 흐름으로 작성하면, 결재자가 이해하기 쉽고 설득력도 강해집니다.

 

 

2. 5W1H를 명확하게 정리하자

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품의서는 상사가 짧은 시간 내에 결재 여부를 판단해야 하는 문서입니다. 그러므로 5W1H(누가, 언제, 어디서, 무엇을, 왜, 어떻게) 원칙을 적용하여 내용을 체계적으로 정리하는 것이 중요해요.

예를 들어, 회사에서 해외 박람회 참가를 승인받기 위해 품의서를 작성한다고 가정해볼게요.

◐ 5W1H를 적용한 예시

  ○ Who(누가): 해외사업팀 3명

  ○ When(언제): 2024년 5월 10일~12일 (3일간)

  ○ Where(어디서): 독일 베를린 국제 박람회

  ○ What(무엇을): 신제품 홍보 및 글로벌 바이어 미팅

  ○ Why(왜): 유럽 시장 진출 및 신규 고객 발굴

  ○ How(어떻게): 박람회 부스 운영, 현지 미팅 진행

 

이렇게 간결하고 명확하게 정리하면, 결재자가 빠르게 내용을 이해할 수 있습니다. 특히 제목을 직관적으로 작성하는 것도 중요해요. 예를 들어,

 

  ○ “해외 박람회 참가 관련 품의”

  ○ “2024 독일 베를린 박람회 참가 요청 (유럽 시장 진출 목적)”

 

이처럼 제목만 봐도 내용을 알 수 있도록 작성하는 것이 핵심입니다.

 

 

3. 숫자, 금액, 견적은 표로 구조화하자

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품의서에서 숫자는 중요한 요소입니다. 하지만 텍스트로 길게 설명하면 가독성이 떨어지고, 잘못된 해석이 발생할 수도 있어요. 따라서 숫자나 금액이 포함된 내용은 표로 정리하는 것이 가장 효과적입니다.

◐ 비효율적인 예시

“마케팅 광고비는 1,000만 원이며, 페이스북 300만 원, 인스타그램 500만 원, 유튜브 200만 원으로 구성됩니다. 추가적으로 크리에이티브 제작비 300만 원이 포함됩니다.”

◐ 효율적인 예시

항목	금액(원)	비고
페이스북 광고비	3,000,000	노출형 광고
인스타그램 광고비	5,000,000	타겟팅 광고
유튜브 광고비	2,000,000	브랜드 홍보
크리에이티브 제작비	3,000,000	영상 및 이미지
총합계	13,000,000	부가세 별도

 

이렇게 표로 정리하면 어떤 항목에 얼마가 배정되는지 한눈에 파악할 수 있고, 결재자의 이해도를 높일 수 있습니다.

 

 

4. 보고자의 의견을 반영하자

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품의서는 단순히 정보를 전달하는 문서가 아니라, 작성자의 의견과 결론이 담긴 설득 문서입니다. 결재자는 최종 결정을 내려야 하므로, 품의서에는 반드시 보고자의 의견과 추천안을 포함해야 해요.

예를 들어, 사무실 리모델링을 위한 품의서를 작성한다고 가정하면, 단순히 “3개의 견적서를 첨부합니다.”라고만 쓰지 말고,

 

 “비용 대비 효율성을 고려했을 때 B 업체의 견적이 가장 합리적이며, 시공 기간이 짧아 업무 중단을 최소화할 수 있습니다.”

 

이처럼 왜 특정 선택이 최선인지 근거와 함께 추천안을 제시하는 것이 중요합니다.

 

 

5. 최종 문서 검토 및 수정

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마지막 단계는 작성한 품의서를 꼼꼼히 검토하는 것입니다. 품의서는 공식적인 비즈니스 문서이므로, 오타 하나만 있어도 신뢰도가 떨어질 수 있어요.

◐ 검토할 때 체크할 항목

  ○ 맞춤법, 띄어쓰기 오류는 없는가?

  ○ 숫자 계산이 정확한가? (특히 예산, 견적 부분)

  ○ 논리적인 흐름이 자연스러운가?

  ○ 결재 라인과 순서가 맞는가?

 

또한, 동료나 선배에게 피드백을 받아보는 것도 좋은 방법이에요. 자신이 놓친 부분을 타인의 시각에서 보완할 수 있으니까요.

 

 

마무리....

품의서를 잘 작성하는 것은 신입사원에게 좋은 인상을 남길 수 있는 기회입니다.

 

  ○ 스토리텔링을 적용해 흐름을 만들고

  ○ 5W1H 원칙으로 논리를 정리하며

  ○ 숫자는 표로 깔끔하게 정리하고

  ○ 보고자의 의견을 명확하게 제시한 뒤

  ○ 최종 검토까지 철저히 한다면

 

한 번에 결재받는 품의서를 만들 수 있을 거예요! 처음에는 어렵겠지만, 점차 익숙해지면 더 효과적인 문서를 작성할 수 있습니다. 회사에서 인정받는 문서 작성자가 되어봅시다!